Welke kosten mag je aftrekken als zzp’er?

Als ondernemer maak je kosten om je bedrijf draaiende te houden. Denk aan een laptop, boekhoudsoftware, een zakelijke opleiding of reiskosten. Veel van deze uitgaven mag je aftrekken van je winst. Daardoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting.

Toch is niet iedere uitgave automatisch aftrekbaar. Er gelden verschillende regels en uitzonderingen. In dit artikel lees je welke kosten je meestal wel mag aftrekken, welke kosten beperkt aftrekbaar zijn en waar je op moet letten bij je administratie.

Wat zijn aftrekbare kosten?

Aftrekbare kosten zijn zakelijke uitgaven die je maakt voor je onderneming. Deze kosten verlagen je winst. Omdat je inkomstenbelasting betaalt over de winst en niet over de omzet, betaal je uiteindelijk minder belasting.

De Belastingdienst hanteert als uitgangspunt dat de kosten een zakelijk doel moeten hebben. Met andere woorden: de uitgave moet redelijkerwijs nodig zijn voor je onderneming.

Stel dat je een omzet hebt van € 70.000 en je maakt € 20.000 aan zakelijke kosten.

Berekening bedrag:
Omzet € 70.000
Zakelijke kosten – € 20.000
Winst € 50.000

Je betaalt inkomstenbelasting over de winst van € 50.000 en niet over de volledige omzet.

Welke kosten zijn meestal aftrekbaar?

Veel ondernemers maken vergelijkbare zakelijke kosten. Hieronder vind je een overzicht van uitgaven die vaak aftrekbaar zijn.

Kantoor- en administratiekosten

Denk bijvoorbeeld aan:
– printerpapier;
– pennen en kantoorartikelen;
– boekhoudsoftware;
– administratiekosten;
– accountants- of advieskosten;
– bankkosten voor een zakelijke rekening.
– Computer, laptop en apparatuur

Gebruik je een laptop, beeldscherm of printer voor je onderneming? Dan zijn deze kosten vaak aftrekbaar.

Bij grotere investeringen gelden soms andere fiscale regels, zoals afschrijven over meerdere jaren. Dat hangt af van de waarde en de levensduur van het bedrijfsmiddel.

Telefoon en internet

Gebruik je telefoon of internet zakelijk? Dan mag je de zakelijke kosten meestal aftrekken.
Gebruik je een abonnement zowel privé als zakelijk, dan mag je alleen het zakelijke deel opvoeren.

Reiskosten

Ook zakelijke reizen zijn vaak aftrekbaar.
Denk aan:
– openbaar vervoer;
– parkeerkosten;
– taxi;
– zakelijke kilometers;
– verblijfskosten tijdens een zakelijke afspraak.

De regels verschillen afhankelijk van de manier waarop je reist en of een auto zakelijk of privé wordt gebruikt.

Opleidingen en cursussen

Een opleiding die je volgt om kennis voor je onderneming op peil te houden of uit te breiden, is vaak aftrekbaar.
Voorwaarde is wel dat de opleiding een duidelijk zakelijk karakter heeft.

Marketing en reclame

Ook kosten om je bedrijf onder de aandacht te brengen zijn meestal aftrekbaar.
Bijvoorbeeld:
– website;
– hosting;
– advertenties;
– visitekaartjes;
– drukwerk;
– online marketing;
– fotografie voor je bedrijf.

Verzekeringen

Zakelijke verzekeringen zijn doorgaans aftrekbaar.
Denk bijvoorbeeld aan:
– beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
– bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering;
– rechtsbijstandsverzekering voor ondernemers.

Eten en drinken

Kosten voor zakelijke lunches, diners of representatie zijn vaak slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Hiervoor gelden fiscale regels die jaarlijks kunnen wijzigen.

Relatiegeschenken

Geef je een cadeau aan een klant of relatie? Dan kunnen hiervoor aanvullende voorwaarden gelden, bijvoorbeeld afhankelijk van de waarde van het geschenk en of de ontvanger ondernemer is.

Werkkleding

Werkkleding is meestal alleen aftrekbaar wanneer deze uitsluitend geschikt is voor zakelijk gebruik of duidelijk herkenbaar is als bedrijfskleding, bijvoorbeeld door een zichtbaar bedrijfslogo.

Welke kosten zijn niet aftrekbaar?

Sommige uitgaven hebben een privékarakter en zijn daarom niet aftrekbaar.
Voorbeelden zijn:
– gewone privékleding;
– boodschappen voor thuis;
– privévakanties;
– privéboetes en verkeersboetes;
– uitgaven die niets met de onderneming te maken hebben.

Twijfel je of een uitgave zakelijk is? Dan is het verstandig om dit vooraf te beoordelen.

Bewaar altijd je facturen en bonnen

Om kosten te mogen aftrekken, moet je kunnen aantonen dat je deze daadwerkelijk hebt gemaakt.
Bewaar daarom:
– facturen;
– bonnetjes;
– betaalbewijzen;
– contracten wanneer relevant.

Een complete administratie maakt de belastingaangifte eenvoudiger en voorkomt vragen achteraf.

Veelgemaakte fouten

Privé-uitgaven als zakelijke kosten opvoeren
Niet iedere aankoop die je tijdens een werkdag doet, is automatisch een zakelijke kostenpost.

Kleine uitgaven vergeten
Juist kleine bedragen, zoals parkeerkosten of software-abonnementen, worden regelmatig over het hoofd gezien. Op jaarbasis kunnen deze behoorlijk oplopen.

Geen bewijs bewaren
Zonder factuur of bon is het lastig om aan te tonen dat een kostenpost zakelijk was.

Alles direct aftrekken
Voor sommige investeringen gelden afschrijvingsregels. Niet iedere aankoop mag in één keer volledig als kosten worden verwerkt.

Praktische tips

Met een paar eenvoudige gewoontes houd je je administratie overzichtelijk:

> verwerk bonnetjes direct;
> betaal zakelijke uitgaven zoveel mogelijk met je zakelijke rekening;
> bewaar facturen digitaal;
> werk je administratie regelmatig bij;
> vraag bij twijfel om advies voordat je kosten opvoert.

Zo voorkom je fouten en weet je zeker dat je geen aftrekbare kosten mist.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn telefoon aftrekken?

Ja, voor zover deze zakelijk wordt gebruikt. Gebruik je de telefoon ook privé, dan is meestal alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Zijn kosten voor een laptop aftrekbaar?

Ja. Afhankelijk van de aanschafwaarde kan het zijn dat je de kosten moet afschrijven in plaats van direct volledig aftrekken.

Mag ik een zakelijke lunch aftrekken?

Dat kan, maar hiervoor gelden speciale fiscale regels. Zakelijke maaltijden zijn niet altijd volledig aftrekbaar.

Mag ik mijn werkkleding aftrekken?

Alleen wanneer deze voldoet aan de fiscale voorwaarden voor zakelijke werkkleding.

Wat gebeurt er als ik kosten verkeerd opgeef?

Als kosten onterecht worden afgetrokken, kan de Belastingdienst een correctie doorvoeren. Daarom is het belangrijk om een goede administratie bij te houden en bij twijfel advies te vragen.

Twijfel je of bepaalde kosten aftrekbaar zijn of wil je zeker weten dat je geen fiscale voordelen laat liggen? Neem gerust contact op met Tax Relax. We kijken met je mee, zorgen voor een overzichtelijke administratie en helpen je om je belastingaangifte correct en compleet in te dienen.