Heb je een BV en werk je daar zelf voor? Dan kun je meestal niet zomaar bepalen hoeveel salaris je jezelf uitbetaalt. Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) krijg je te maken met de gebruikelijkloonregeling.

Deze regeling bepaalt welk loon passend is voor het werk dat je binnen je BV doet. Dat betekent niet dat iedere DGA precies hetzelfde salaris moet ontvangen. Je werkzaamheden, vergelijkbare functies en de situatie van de onderneming spelen allemaal een rol.

We leggen uit hoe het gebruikelijk loon voor een DGA werkt, wanneer een lager salaris mogelijk kan zijn en waar je in de praktijk op moet letten.

Wat is het gebruikelijk loon voor een DGA?

Het gebruikelijk loon is het salaris dat je als DGA geacht wordt te ontvangen voor je werkzaamheden binnen de BV.

De regeling is bedoeld om te voorkomen dat een DGA zichzelf een heel laag salaris geeft en vervolgens voornamelijk dividend ontvangt. Over salaris en dividend worden namelijk op een andere manier belastingen geheven.

Daarom kijkt de Belastingdienst niet alleen naar het bedrag dat je daadwerkelijk aan jezelf uitbetaalt. Ook wordt gekeken naar wat een passend loon is voor het werk dat je doet.

Wanneer krijg je te maken met de gebruikelijkloonregeling?

De regeling kan van toepassing zijn wanneer je werkzaamheden verricht voor een vennootschap waarin je een zogenoemd aanmerkelijk belang hebt.

In veel voorkomende situaties gaat het om een ondernemer die minimaal 5% van de aandelen in een BV bezit en tegelijkertijd voor die BV werkt.

Je bent dan meestal niet alleen aandeelhouder, maar ook werknemer van je eigen BV.

De BV verwerkt je salaris via de loonadministratie en houdt daarover onder andere loonheffingen in.

Hoe hoog moet het gebruikelijk loon van een DGA zijn?

Voor het gebruikelijk loon bestaat een wettelijk minimumbedrag dat periodiek kan wijzigen. Maar alleen naar dat bedrag kijken is niet voldoende.

Bij het bepalen van het gebruikelijk loon wordt gekeken naar het hoogste bedrag van de relevante wettelijke maatstaven. Daarbij spelen onder andere het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking en het loon van bepaalde andere werknemers binnen de onderneming of verbonden vennootschappen een rol.

Dat betekent dat het wettelijke normbedrag niet automatisch het juiste DGA-salaris is.

Een eenvoudig voorbeeld

Stel dat je directeur bent van je eigen adviesbureau. Voor iemand die vergelijkbare werkzaamheden in loondienst uitvoert, is een salaris van € 75.000 gebruikelijk.

Dan kun je niet zonder meer het wettelijke minimumbedrag als salaris nemen omdat dat fiscaal aantrekkelijker uitkomt. Er moet worden beoordeeld welk salaris past bij jouw werkzaamheden en omstandigheden.

Andersom kan er in bepaalde situaties juist aanleiding zijn voor een lager gebruikelijk loon. Dat moet wel goed onderbouwd kunnen worden.

Kan het gebruikelijk loon lager zijn?

Ja, dat kan in bepaalde gevallen.

Kun je aannemelijk maken dat het loon voor de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan het wettelijke normbedrag? Dan kan onder voorwaarden ook een lager gebruikelijk loon worden vastgesteld.

Een lager salaris kan daarnaast in bijzondere situaties aan de orde zijn, bijvoorbeeld bij een startende onderneming die onvoldoende financiële ruimte heeft om het normale gebruikelijk loon te betalen.

Het enkele feit dat je liever geld in de BV laat zitten, is op zichzelf geen reden om het salaris zomaar te verlagen.

Leg een lager DGA-loon goed vast

Kies je voor een lager salaris, dan is een goede onderbouwing belangrijk.

Denk bijvoorbeeld aan informatie over:

• je werkzaamheden en verantwoordelijkheden;
• het aantal uren dat je werkt;
• salarissen voor vergelijkbare functies;
• de financiële situatie van de BV;
• bijzondere omstandigheden binnen de onderneming.

Zo kun je achteraf uitleggen waarom voor een bepaald salaris is gekozen.

Wat als je BV net is gestart?

Een nieuwe BV heeft niet altijd direct voldoende omzet of liquiditeit om een hoog salaris uit te betalen.

Dat betekent niet automatisch dat je de gebruikelijkloonregeling naast je neer kunt leggen. Wel kan de financiële situatie van een startende onderneming reden zijn om te onderzoeken of tijdelijk een lager loon verdedigbaar is.

Dit is bij uitstek een situatie waarin het verstandig is om vooraf naar de cijfers te kijken. Een te hoog salaris kan de liquiditeit van een jonge onderneming onder druk zetten, terwijl een te laag salaris fiscale problemen kan opleveren.

DGA-salaris en loonadministratie

Een belangrijk verschil tussen ondernemen vanuit een eenmanszaak en ondernemen vanuit een BV is dat je als DGA doorgaans salaris ontvangt.

De BV krijgt daardoor te maken met een loonadministratie. Iedere loonperiode wordt het salaris verwerkt en worden de bijbehorende loonheffingen berekend en aangegeven.

Dat brengt extra administratieve verplichtingen met zich mee.

Overweeg je de overstap van een eenmanszaak of VOF naar een BV? Neem de kosten en gevolgen van de salarisadministratie daarom mee in je berekening.

Salaris of dividend: wat is het verschil?

Als aandeelhouder kun je naast salaris mogelijk ook dividend uit je BV ontvangen. Dat zijn fiscaal twee verschillende vormen van inkomen.

Salaris ontvang je voor het werk dat je voor de BV verricht. Daarover worden loonheffingen berekend.

Dividend is een uitkering aan jou als aandeelhouder uit de winst of reserves van de BV. Daarvoor gelden andere belastingregels en voorwaarden.

Je kunt daarom niet simpelweg besluiten om geen of nauwelijks salaris te ontvangen en alles als dividend uit te keren. Eerst moet rekening worden gehouden met de gebruikelijkloonregeling.

Of en hoeveel dividend verstandig is, hangt vervolgens af van onder andere de financiële positie van de BV, de beschikbare reserves en jouw persoonlijke situatie.

Waarom is het DGA-salaris belangrijk bij de keuze voor een BV?

Het gebruikelijk loon speelt een belangrijke rol bij de vraag of een BV fiscaal en financieel interessant is.

Soms wordt vooral gekeken naar het tarief van de vennootschapsbelasting. Dat geeft een onvolledig beeld. Als DGA krijg je namelijk ook te maken met je salaris, loonheffingen en eventueel belasting over dividend.

Daarom kijken we bij een vergelijking tussen bijvoorbeeld een eenmanszaak en een BV naar het totale plaatje.

Denk aan:

• de verwachte winst;
• het gebruikelijk loon;
• inkomstenbelasting;
• vennootschapsbelasting;
• eventueel dividend;
• administratieve kosten;
• hoeveel geld je privé nodig hebt;
• hoeveel winst je in de BV wilt laten;
• je plannen voor de komende jaren.

Pas daarna kun je goed beoordelen welke rechtsvorm bij je past.

Veelgemaakte fouten rondom het gebruikelijk loon

Automatisch het wettelijke normbedrag gebruiken

Het normbedrag is niet in iedere situatie automatisch het juiste salaris. Een hoger gebruikelijk loon kan passend zijn als vergelijkbare werkzaamheden hoger worden beloond.

Het salaris zonder onderbouwing verlagen

Een BV die weinig geld op de rekening heeft, betekent niet automatisch dat ieder lager salaris is toegestaan. Kijk naar de oorzaak en zorg dat de gekozen hoogte verdedigbaar is.

Alleen naar belastingbesparing kijken

Het DGA-salaris heeft ook invloed op de liquiditeit van je BV en je privé-inkomen. Een fiscaal aantrekkelijke keuze moet daarom ook financieel werkbaar zijn.

Salaris en dividend als hetzelfde behandelen

Salaris is een vergoeding voor je werkzaamheden. Dividend ontvang je als aandeelhouder. Voor beide gelden andere fiscale regels.

Laat het gebruikelijk loon regelmatig controleren

Het salaris dat vandaag passend is, hoeft dat over een paar jaar niet meer te zijn.

Je onderneming kan groeien, je werkzaamheden kunnen veranderen of de financiële resultaten kunnen flink verbeteren. Ook fiscale bedragen en regels kunnen wijzigen.

Daarom is het verstandig om het DGA-salaris regelmatig opnieuw te beoordelen, bijvoorbeeld bij het opstellen van de jaarrekening of wanneer er grote veranderingen binnen de onderneming plaatsvinden.

Zo voorkom je dat een salaris jarenlang automatisch hetzelfde blijft terwijl het eigenlijk niet meer aansluit bij de situatie.

Tax Relax helpt bij meer dan alleen de berekening

Het gebruikelijk loon staat niet op zichzelf. Het raakt je salarisadministratie, belastingaangiften, jaarrekening en de financiële planning van je BV.

Tax Relax kan daarom niet alleen helpen bij het bepalen van een passend DGA-salaris, maar ook bij de verwerking daarna.

Overweeg je nog om een BV op te richten? Dan kunnen we eerst berekenen of een BV bij jouw situatie past. Besluit je de overstap te maken, dan begeleiden we ook het proces en stemmen we waar nodig rechtstreeks af met de notaris waarmee we samenwerken.

Zo sluiten de keuze voor de BV, de oprichting, de administratie en het DGA-salaris goed op elkaar aan.

Veelgestelde vragen over het gebruikelijk loon van een DGA

Wat is het minimumsalaris van een DGA?

Er geldt een wettelijk normbedrag voor de gebruikelijkloonregeling, maar dat bedrag is niet automatisch het salaris dat iedere DGA moet ontvangen. Afhankelijk van vergelijkbare functies en andere omstandigheden kan het gebruikelijk loon hoger of in bepaalde situaties lager uitvallen.

Mag ik mezelf als DGA geen salaris betalen?

Als je werkzaamheden verricht voor een BV waarin je een aanmerkelijk belang hebt, krijg je doorgaans te maken met de gebruikelijkloonregeling. Er bestaan uitzonderingen en bijzondere situaties, maar je kunt niet zonder meer besluiten jezelf geen salaris te geven.

Mag ik mezelf een lager salaris betalen als mijn BV weinig winst maakt?

Dat kan onder omstandigheden mogelijk zijn, maar een lage winst betekent niet automatisch dat een lager loon is toegestaan. De situatie moet worden beoordeeld en een afwijkend loon moet goed onderbouwd zijn.

Kan ik mijn DGA-salaris aanvullen met dividend?

Dat kan mogelijk, maar salaris en dividend hebben ieder hun eigen fiscale regels. Het uitkeren van dividend betekent niet dat je de gebruikelijkloonregeling kunt negeren.

Moet een DGA een loonadministratie hebben?

In de gebruikelijke situatie waarin de DGA salaris uit de BV ontvangt, moet dit via de loonadministratie worden verwerkt. De BV krijgt daardoor ook te maken met aangiften loonheffingen.

Kan Tax Relax mijn DGA-salaris berekenen?

Ja. We kunnen op basis van je werkzaamheden, cijfers en persoonlijke situatie beoordelen welk gebruikelijk loon passend is. Daarbij kijken we niet alleen naar het fiscale minimum, maar naar het totale plaatje.

Heb je een BV en twijfel je of je DGA-salaris goed is vastgesteld? Of overweeg je een BV en wil je weten wat het gebruikelijk loon betekent voor jouw situatie?

Tax Relax kijkt graag met je mee. We brengen de fiscale én financiële gevolgen helder in kaart en helpen je vervolgens ook met de salarisadministratie, belastingaangiften en jaarrekening. Wil je overstappen naar een BV, dan kunnen we je bovendien begeleiden bij het hele proces.

Neem gerust contact op. Dan zorgen we samen voor duidelijkheid en overzicht.

Of je nu een eenmanszaak hebt, vennoot bent in een VOF of als zelfstandig ondernemer werkt, vroeg of laat krijg je te maken met een belastingaanslag. De hoogte daarvan is meestal geen verrassing, maar het bedrag kan wel onverwacht komen als je daar gedurende het jaar geen rekening mee houdt.

Door inzicht te houden in je winst en de belasting die daarbij hoort, weet je beter waar je aan toe bent. Je betaalt uiteindelijk niet minder belasting, maar je voorkomt wel dat een belastingaanslag je financiële planning in de war schopt.

Waarom worden ondernemers toch vaak verrast?

Ondernemers ontvangen betalingen van klanten zonder dat daar automatisch belasting op wordt ingehouden. Daardoor lijkt het soms alsof het volledige bedrag op de zakelijke rekening beschikbaar is.

In werkelijkheid is een deel daarvan bestemd voor de inkomstenbelasting en mogelijk de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet.

De verrassing zit daarom meestal niet in de belasting zelf, maar in het ontbreken van inzicht gedurende het jaar.

Houd gedurende het jaar inzicht in je belasting

Wanneer je administratie regelmatig wordt bijgewerkt, kun je steeds beter inschatten:

hoeveel winst je hebt gemaakt;
hoeveel belasting je waarschijnlijk moet betalen;
of je voldoende geld hebt gereserveerd.

Daardoor kun je tijdig bijsturen en kom je aan het einde van het jaar niet voor onverwachte financiële tegenvallers te staan.

Reserveer iedere maand een deel van je winst

Een eenvoudige manier om grip te houden op je financiën is om maandelijks een deel van je winst apart te zetten.

Veel ondernemers gebruiken hiervoor een aparte spaarrekening. Zo blijft het geld dat bedoeld is voor de Belastingdienst gescheiden van het geld dat beschikbaar is voor investeringen of privé-uitgaven.

Hoeveel je het beste reserveert, verschilt per onderneming. Dat hangt onder meer af van je winst, aftrekposten en persoonlijke situatie.

Een voorlopige aanslag zorgt voor meer voorspelbaarheid

Met een voorlopige aanslag betaal je de verwachte belasting verspreid over het jaar.

Daardoor verandert de totale belasting meestal niet, maar voorkom je wel dat je het volledige bedrag in één keer moet betalen.

Dat geeft meer rust en maakt het eenvoudiger om je liquiditeit te plannen.

Een actuele administratie geeft rust

Een administratie is meer dan een verplichting voor de Belastingdienst. Het is een hulpmiddel om grip te houden op je onderneming.

Wanneer je cijfers actueel zijn, weet je beter hoe je bedrijf ervoor staat en kun je eerder inspelen op veranderingen. Dat maakt het ook eenvoudiger om de verwachte belasting te berekenen en voldoende geld te reserveren.

Wil je weten hoeveel belasting je ongeveer kunt verwachten of twijfel je of je voldoende reserveert? Tax Relax helpt ondernemers met inzichtelijke administratie, belastingadvies en praktische begeleiding. Neem gerust contact op. We denken graag met je mee.

Veel ondernemers beginnen met een eenmanszaak of een VOF. Dat is vaak een logische keuze: de oprichting is eenvoudig, de administratie is overzichtelijk en de kosten zijn relatief laag.

Soms kan het verstandig zijn voor een startende ondernemer om direct te opereren in een B.V-holding structuur.

Naarmate je onderneming groeit, kan het verstandig zijn om opnieuw naar je rechtsvorm te kijken. Een BV kan fiscale voordelen bieden, maar brengt ook extra verplichtingen met zich mee. Er is daarom geen vast moment waarop overstappen altijd de beste keuze is.

In dit artikel leggen we uit wanneer een BV interessant kan zijn en welke afwegingen daarbij een rol spelen.

Wat is een BV?

Een BV, of besloten vennootschap, is een rechtspersoon. Dat betekent dat de onderneming juridisch losstaat van jou als ondernemer.

Bij een eenmanszaak of VOF ben je persoonlijk ondernemer. Bij een BV ben je meestal directeur en aandeelhouder van de onderneming.

Dat verschil heeft gevolgen voor onder andere belastingen, aansprakelijkheid en administratie.

Wanneer kan een BV interessant zijn?

Er zijn verschillende situaties waarin ondernemers gaan nadenken over een BV.

Je onderneming maakt structureel meer winst

Een van de belangrijkste redenen om een BV te overwegen, is een stijgende winst.

Bij een eenmanszaak of VOF betaal je inkomstenbelasting over de winst. Bij een BV betaal je vennootschapsbelasting over de winst van de onderneming. Daarnaast betaal je belasting wanneer je winst uitkeert aan jezelf of een salaris ontvangt.

Vanaf een bepaald winstniveau kan een BV fiscaal aantrekkelijker worden. Dat omslagpunt verschilt per ondernemer en is afhankelijk van meerdere factoren. Er bestaat dus geen vast bedrag waarbij een BV automatisch voordeliger is.

Je wilt privé en zakelijk beter scheiden

Een BV biedt een duidelijk onderscheid tussen jouw privévermogen en het vermogen van de onderneming.

Dat kan prettig zijn wanneer je grotere financiële risico’s loopt of investeringen doet. In veel gevallen ben je als aandeelhouder niet persoonlijk aansprakelijk voor schulden van de BV, al zijn hier uitzonderingen op.

Je wilt winst in de onderneming laten zitten

Bij een eenmanszaak wordt de volledige winst belast, ook als je het geld niet opneemt.

Bij een BV kun je ervoor kiezen om een deel van de winst in de onderneming te laten. Dat kan interessant zijn wanneer je wilt investeren of vermogen wilt opbouwen binnen de onderneming.

Je wilt groeien of personeel aannemen

Groeit je onderneming snel of neem je personeel aan? Dan kan een BV beter aansluiten bij de volgende fase van je bedrijf.

Ook wanneer je investeerders wilt aantrekken of aandelen wilt uitgeven, is een BV vaak geschikter dan een eenmanszaak of VOF.

Wanneer is een BV juist minder interessant?

Een BV is niet voor iedere ondernemer de beste keuze.

Bij een lagere winst wegen de extra kosten en verplichtingen vaak niet op tegen de mogelijke fiscale voordelen.

Daarnaast krijg je onder andere te maken met:

• een uitgebreidere administratie;
• een jaarrekening volgens wettelijke regels;
• vennootschapsbelasting;
• loonadministratie voor de directeur-grootaandeelhouder (DGA);
• hogere kosten voor administratie en advies.

Daarom is een overstap niet alleen een fiscale keuze, maar ook een praktische.

Veelgehoorde misverstanden

“Vanaf een bepaalde winst moet je een BV oprichten.”

Dat klopt niet.

Er bestaat geen wettelijke winstgrens waarbij je verplicht bent om een BV op te richten. Of een BV voordeliger is, hangt af van je totale financiële en persoonlijke situatie.

“Met een BV betaal je altijd minder belasting.”

Ook dat is niet altijd waar.

De belastingdruk hangt af van meerdere factoren, zoals je winst, salaris, dividend, investeringen en toekomstplannen.

Een goede vergelijking kijkt naar het totale plaatje en niet alleen naar één belastingtarief.

“Een BV beschermt altijd mijn privévermogen.”

Een BV beperkt de persoonlijke aansprakelijkheid in veel situaties, maar niet in alle gevallen.

Bijvoorbeeld bij onbehoorlijk bestuur of persoonlijke garanties kun je alsnog privé aansprakelijk zijn.

Welke vragen zijn belangrijk voordat je overstapt?

Voordat je kiest voor een BV, is het verstandig om jezelf een aantal vragen te stellen:

• Hoeveel winst maakt mijn onderneming?
• Verwacht ik de komende jaren verder te groeien?
• Heb ik het volledige bedrijfsresultaat privé nodig?
• Wil ik investeren vanuit de onderneming?
• Loop ik zakelijke risico’s?
• Wegen de extra administratie en kosten op tegen de voordelen?

Door deze vragen te beantwoorden, ontstaat vaak al een goed beeld van welke rechtsvorm het beste past.

Laat een berekening maken

Omdat iedere onderneming anders is, is een persoonlijke berekening vrijwel altijd de beste basis voor een beslissing.

Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de belasting, maar ook naar onderwerpen zoals:

• ondernemersaftrek;
• vennootschapsbelasting;
• gebruikelijk loon;
• dividend;
• investeringsplannen;
• privé-inkomen;
• toekomstige groei.

Zo voorkom je dat je overstapt terwijl dat financieel nog niet aantrekkelijk is, of juist te lang wacht waardoor je voordelen misloopt.

De overstap naar een BV: wat komt erbij kijken?

Is uit de berekening gebleken dat een BV goed past bij jouw onderneming? Dan is de volgende stap de daadwerkelijke omzetting. Dat is meer dan alleen het oprichten van een nieuwe rechtsvorm.

Afhankelijk van jouw situatie moet onder andere worden gekeken naar de fiscale gevolgen, de manier waarop bezittingen en verplichtingen worden overgedragen en de administratieve inrichting van de nieuwe BV. Ook is een notaris nodig voor de oprichting.

Een goede voorbereiding is belangrijk. Zo voorkom je dat je fiscale voordelen misloopt of achteraf voor onverwachte kosten komt te staan.

Bij Tax Relax begeleiden we ondernemers tijdens het hele traject. We beginnen met een persoonlijke analyse van jouw onderneming en brengen de financiële en fiscale gevolgen van een overstap in kaart. Vervolgens adviseren we over het juiste moment om over te stappen en begeleiden we de praktische uitvoering.

We onderhouden, waar nodig, het contact met de notaris en zorgen ervoor dat de administratie, belastingzaken en jaarrekening goed aansluiten op de nieuwe situatie. Zo hoef je niet zelf uit te zoeken welke stappen je moet zetten en weet je zeker dat de overstap zorgvuldig wordt geregeld.

Veelgestelde vragen

Vanaf welke winst is een BV interessant?

Daar is geen vast antwoord op. Het omslagpunt verschilt per ondernemer en hangt af van onder andere de winst, de ondernemersaftrek, het gebruikelijk loon, investeringen en je toekomstplannen. Een berekening op basis van jouw situatie geeft meestal het beste inzicht.

Kan ik mijn eenmanszaak of VOF omzetten naar een BV?

Ja. Zowel een eenmanszaak als een VOF kan worden omgezet naar een BV. Hoe dat het beste kan gebeuren, hangt af van de onderneming en de fiscale gevolgen. Daarom is het verstandig om vooraf advies in te winnen.

Heb ik een notaris nodig?

Ja. Voor het oprichten van een BV is een notariële akte verplicht. Je hoeft dit traject echter niet zelf te organiseren.

Wanneer je via Tax Relax een BV opricht, begeleiden we het hele proces. We verzorgen de voorbereiding, stemmen de benodigde gegevens af en onderhouden het contact met de notaris. Zo verloopt de oprichting soepel en weet je zeker dat alle stappen goed op elkaar aansluiten.

Hoe lang duurt het om een BV op te richten?

Dat verschilt per situatie. Wanneer de voorbereiding goed is gedaan, kan de oprichting vaak binnen enkele weken worden afgerond. Moeten er eerst fiscale of administratieve zaken worden geregeld, dan kan het traject langer duren.

Kan ik mijn bestaande klanten en contracten meenemen?

In veel gevallen wel, maar dit vraagt wel aandacht. Afhankelijk van de situatie moeten contracten, bezittingen of andere afspraken worden overgedragen aan de BV.

Is een BV altijd fiscaal voordeliger?

Nee. Een BV is niet automatisch de voordeligste keuze. De fiscale voordelen hangen af van verschillende factoren, zoals de winst, het salaris van de directeur-grootaandeelhouder, dividenduitkeringen en de toekomstplannen van de onderneming.

Twijfel je of een BV voor jouw onderneming interessant is? We kijken graag met je mee en maken een berekening op basis van jouw situatie. Besluit je over te stappen? Dan begeleiden we je tijdens het hele traject: van advies en fiscale beoordeling tot de oprichting en de administratie van je nieuwe BV. Neem gerust contact op.

Gebruik je een auto voor je onderneming? Dan krijg je vroeg of laat de vraag of je deze beter op naam van de zaak kunt zetten of privé kunt houden. Er is geen standaard antwoord dat voor iedere ondernemer het voordeligst is.

De beste keuze hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal zakelijke kilometers, de waarde van de auto, privégebruik en de rechtsvorm van je onderneming. In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn en waar je op moet letten.

Wanneer is een auto zakelijk?

Bij een eenmanszaak of VOF mag je in veel gevallen zelf kiezen of je een auto tot het ondernemingsvermogen rekent of privé houdt. Daarbij gelden wel fiscale regels.

Kies je voor een zakelijke auto, dan behoren de meeste autokosten tot de onderneming.

Denk aan:

• brandstof en parkeerkosten;
• onderhoud;
• verzekering;
• motorrijtuigenbelasting;
• reparaties;
• afschrijving;
• laadkosten bij een elektrische auto.

Deze kosten verlagen de winst van je onderneming.

Wanneer houd je de auto privé?

Je kunt er ook voor kiezen om de auto privé te houden en deze zakelijk te gebruiken.

In dat geval betaal je de meeste autokosten zelf. Voor zakelijke ritten mag je wel een belastingvrije kilometervergoeding ten laste van de winst brengen, mits je voldoet aan de geldende fiscale regels.

Hierdoor hoef je geen uitgebreide autokostenadministratie voor de onderneming bij te houden, maar een goede rittenregistratie blijft belangrijk.

Wanneer is een zakelijke auto aantrekkelijk?

Een auto van de zaak kan interessant zijn wanneer je veel zakelijke kilometers rijdt of wanneer de jaarlijkse autokosten relatief hoog zijn.

Voordelen kunnen zijn:

• autokosten zijn meestal aftrekbaar van de winst;
• investeringen kunnen fiscaal gunstig uitpakken;
• de btw op bepaalde autokosten is soms (gedeeltelijk) terug te vragen;
• je hebt één overzicht van alle zakelijke autokosten.

Daar staat tegenover dat ook de fiscale regels uitgebreider zijn.

Wanneer is een privéauto aantrekkelijk?

Een privéauto is voor veel ondernemers juist aantrekkelijk wanneer zij relatief weinig zakelijke kilometers rijden of de auto vooral privé gebruiken.

Voordelen zijn bijvoorbeeld:

• minder administratieve verplichtingen;
• geen bijtelling als de auto privé blijft;
• eenvoudigere administratie;
• alleen zakelijke kilometers registreren.

Welke keuze financieel het gunstigst is, verschilt per situatie.

Wat is bijtelling?

Gebruik je een zakelijke auto ook privé? Dan krijg je mogelijk te maken met bijtelling.

De Belastingdienst ziet het privégebruik namelijk als een voordeel. Daarom wordt een bedrag bij je belastbare inkomen opgeteld.

Hoe hoog de bijtelling is, hangt onder andere af van:

• de cataloguswaarde;
• het bouwjaar;
• het type auto;
• de geldende fiscale regels.

Rijd je op jaarbasis niet meer privé dan de wettelijke grens en kun je dat aantonen met een sluitende rittenregistratie? Dan hoef je meestal geen bijtelling te betalen.

Hoe zit het met de btw?

Ook voor de btw gelden andere regels wanneer je kiest voor een zakelijke auto.

In sommige gevallen kun je de btw op aanschaf, onderhoud en gebruik (gedeeltelijk) terugvragen. Daar staat tegenover dat je vaak een btw-correctie moet toepassen wanneer je de auto ook privé gebruikt.

De btw-regels verschillen per situatie en zijn vaak complex. Laat daarom vooraf berekenen wat voor jou het meest voordelig is.

Welke keuze is financieel het voordeligst?

Dat hangt af van verschillende factoren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• hoeveel zakelijke kilometers je rijdt;
• hoeveel privékilometers je maakt;
• de aanschafprijs van de auto;
• de jaarlijkse onderhoudskosten;
• of de auto nieuw of gebruikt is;
• de fiscale bijtelling;
• de btw-gevolgen.

Juist doordat zoveel factoren meespelen, is er geen algemene regel die voor iedere ondernemer geldt. Een berekening op basis van jouw situatie geeft vrijwel altijd het beste antwoord. Maatwerk is hierin belangrijk.

Veelgemaakte fouten

Alleen naar de belasting kijken

De voordeligste keuze hangt niet alleen af van de inkomstenbelasting, maar ook van de btw, de bijtelling en de werkelijke autokosten.

Geen rittenregistratie bijhouden

Wanneer een rittenregistratie verplicht is, kan een onvolledige administratie leiden tot vervelende fiscale gevolgen.

Vergeten dat de situatie kan veranderen

Rijd je ineens veel meer zakelijke kilometers of koop je een andere auto? Dan kan het verstandig zijn om opnieuw te bekijken welke keuze het beste past.

Uitgaan van ervaringen van andere ondernemers

Wat voor een collega voordelig is, hoeft dat voor jouw onderneming niet te zijn.

Veelgestelde vragen

Is een auto van de zaak altijd voordeliger?

Nee. Dat hangt af van onder andere het aantal zakelijke kilometers, de waarde van de auto, de bijtelling en de totale autokosten.

Kan ik wisselen tussen zakelijk en privé?

Dat kan in sommige situaties, maar daarvoor gelden fiscale regels. Laat je hierover goed adviseren voordat je een keuze maakt.

Moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Dat hangt af van je situatie. Een rittenregistratie is in veel gevallen noodzakelijk om zakelijke kilometers aan te tonen of om geen bijtelling te hoeven betalen.

Kan ik de btw terugvragen?

Bij een zakelijke auto is dat in veel situaties mogelijk, maar de regels verschillen per ondernemer en per vorm van gebruik.

Wat is de beste keuze voor mijn onderneming?

Daar is geen standaard antwoord op. Een berekening op basis van jouw gebruik en kosten geeft meestal het meest betrouwbare advies.

Twijfel je of een auto van de zaak of een privéauto voor jou de beste keuze is? Iedere onderneming is anders. Tax Relax helpt je graag met een berekening op basis van jouw situatie, zodat je een keuze maakt die past bij jouw onderneming én voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

Als ondernemer maak je kosten om je bedrijf draaiende te houden. Denk aan een laptop, boekhoudsoftware, een zakelijke opleiding of reiskosten. Veel van deze uitgaven mag je aftrekken van je winst. Daardoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting.

Toch is niet iedere uitgave automatisch aftrekbaar. Er gelden verschillende regels en uitzonderingen. In dit artikel lees je welke kosten je meestal wel mag aftrekken, welke kosten beperkt aftrekbaar zijn en waar je op moet letten bij je administratie.

Wat zijn aftrekbare kosten?

Aftrekbare kosten zijn zakelijke uitgaven die je maakt voor je onderneming. Deze kosten verlagen je winst. Omdat je inkomstenbelasting betaalt over de winst en niet over de omzet, betaal je uiteindelijk minder belasting.

De Belastingdienst hanteert als uitgangspunt dat de kosten een zakelijk doel moeten hebben. Met andere woorden: de uitgave moet redelijkerwijs nodig zijn voor je onderneming.

Stel dat je een omzet hebt van € 70.000 en je maakt € 20.000 aan zakelijke kosten.

Berekening bedrag:
Omzet € 70.000
Zakelijke kosten – € 20.000
Winst € 50.000

Je betaalt inkomstenbelasting over de winst van € 50.000 en niet over de volledige omzet.

Welke kosten zijn meestal aftrekbaar?

Veel ondernemers maken vergelijkbare zakelijke kosten. Hieronder vind je een overzicht van uitgaven die vaak aftrekbaar zijn.

Kantoor- en administratiekosten

Denk bijvoorbeeld aan:
– printerpapier;
– pennen en kantoorartikelen;
– boekhoudsoftware;
– administratiekosten;
– accountants- of advieskosten;
– bankkosten voor een zakelijke rekening.
– Computer, laptop en apparatuur

Gebruik je een laptop, beeldscherm of printer voor je onderneming? Dan zijn deze kosten vaak aftrekbaar.

Bij grotere investeringen gelden soms andere fiscale regels, zoals afschrijven over meerdere jaren. Dat hangt af van de waarde en de levensduur van het bedrijfsmiddel.

Telefoon en internet

Gebruik je telefoon of internet zakelijk? Dan mag je de zakelijke kosten meestal aftrekken.
Gebruik je een abonnement zowel privé als zakelijk, dan mag je alleen het zakelijke deel opvoeren.

Reiskosten

Ook zakelijke reizen zijn vaak aftrekbaar.
Denk aan:
– openbaar vervoer;
– parkeerkosten;
– taxi;
– zakelijke kilometers;
– verblijfskosten tijdens een zakelijke afspraak.

De regels verschillen afhankelijk van de manier waarop je reist en of een auto zakelijk of privé wordt gebruikt.

Opleidingen en cursussen

Een opleiding die je volgt om kennis voor je onderneming op peil te houden of uit te breiden, is vaak aftrekbaar.
Voorwaarde is wel dat de opleiding een duidelijk zakelijk karakter heeft.

Marketing en reclame

Ook kosten om je bedrijf onder de aandacht te brengen zijn meestal aftrekbaar.
Bijvoorbeeld:
– website;
– hosting;
– advertenties;
– visitekaartjes;
– drukwerk;
– online marketing;
– fotografie voor je bedrijf.

Verzekeringen

Zakelijke verzekeringen zijn doorgaans aftrekbaar.
Denk bijvoorbeeld aan:
– beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
– bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering;
– rechtsbijstandsverzekering voor ondernemers.

Eten en drinken

Kosten voor zakelijke lunches, diners of representatie zijn vaak slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Hiervoor gelden fiscale regels die jaarlijks kunnen wijzigen.

Relatiegeschenken

Geef je een cadeau aan een klant of relatie? Dan kunnen hiervoor aanvullende voorwaarden gelden, bijvoorbeeld afhankelijk van de waarde van het geschenk en of de ontvanger ondernemer is.

Werkkleding

Werkkleding is meestal alleen aftrekbaar wanneer deze uitsluitend geschikt is voor zakelijk gebruik of duidelijk herkenbaar is als bedrijfskleding, bijvoorbeeld door een zichtbaar bedrijfslogo.

Welke kosten zijn niet aftrekbaar?

Sommige uitgaven hebben een privékarakter en zijn daarom niet aftrekbaar.
Voorbeelden zijn:
– gewone privékleding;
– boodschappen voor thuis;
– privévakanties;
– privéboetes en verkeersboetes;
– uitgaven die niets met de onderneming te maken hebben.

Twijfel je of een uitgave zakelijk is? Dan is het verstandig om dit vooraf te beoordelen.

Bewaar altijd je facturen en bonnen

Om kosten te mogen aftrekken, moet je kunnen aantonen dat je deze daadwerkelijk hebt gemaakt.
Bewaar daarom:
– facturen;
– bonnetjes;
– betaalbewijzen;
– contracten wanneer relevant.

Een complete administratie maakt de belastingaangifte eenvoudiger en voorkomt vragen achteraf.

Veelgemaakte fouten

Privé-uitgaven als zakelijke kosten opvoeren
Niet iedere aankoop die je tijdens een werkdag doet, is automatisch een zakelijke kostenpost.

Kleine uitgaven vergeten
Juist kleine bedragen, zoals parkeerkosten of software-abonnementen, worden regelmatig over het hoofd gezien. Op jaarbasis kunnen deze behoorlijk oplopen.

Geen bewijs bewaren
Zonder factuur of bon is het lastig om aan te tonen dat een kostenpost zakelijk was.

Alles direct aftrekken
Voor sommige investeringen gelden afschrijvingsregels. Niet iedere aankoop mag in één keer volledig als kosten worden verwerkt.

Praktische tips

Met een paar eenvoudige gewoontes houd je je administratie overzichtelijk:

> verwerk bonnetjes direct;
> betaal zakelijke uitgaven zoveel mogelijk met je zakelijke rekening;
> bewaar facturen digitaal;
> werk je administratie regelmatig bij;
> vraag bij twijfel om advies voordat je kosten opvoert.

Zo voorkom je fouten en weet je zeker dat je geen aftrekbare kosten mist.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn telefoon aftrekken?

Ja, voor zover deze zakelijk wordt gebruikt. Gebruik je de telefoon ook privé, dan is meestal alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Zijn kosten voor een laptop aftrekbaar?

Ja. Afhankelijk van de aanschafwaarde kan het zijn dat je de kosten moet afschrijven in plaats van direct volledig aftrekken.

Mag ik een zakelijke lunch aftrekken?

Dat kan, maar hiervoor gelden speciale fiscale regels. Zakelijke maaltijden zijn niet altijd volledig aftrekbaar.

Mag ik mijn werkkleding aftrekken?

Alleen wanneer deze voldoet aan de fiscale voorwaarden voor zakelijke werkkleding.

Wat gebeurt er als ik kosten verkeerd opgeef?

Als kosten onterecht worden afgetrokken, kan de Belastingdienst een correctie doorvoeren. Daarom is het belangrijk om een goede administratie bij te houden en bij twijfel advies te vragen.

Twijfel je of bepaalde kosten aftrekbaar zijn of wil je zeker weten dat je geen fiscale voordelen laat liggen? Neem gerust contact op met Tax Relax. We kijken met je mee, zorgen voor een overzichtelijke administratie en helpen je om je belastingaangifte correct en compleet in te dienen.

Ben je net gestart als zzp’er of wil je beter begrijpen hoeveel belasting je eigenlijk betaalt? Dan is het handig om te weten welke belastingen je kunt verwachten en hoe deze worden berekend.

Veel ondernemers denken dat er één vast belastingpercentage geldt. In werkelijkheid hangt de belasting die je betaalt af van verschillende factoren, zoals je winst, eventuele aftrekposten en of je voldoet aan het urencriterium. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het werkt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Welke belastingen betaal je als zzp’er?

Als zzp’er krijg je meestal met twee soorten belastingen te maken: de btw (omzetbelasting) en de inkomstenbelasting.

Daarnaast betaal je mogelijk een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). Deze wordt meestal tegelijk met de inkomstenbelasting verrekend. Elke belasting heeft een eigen doel en wordt op een andere manier berekend.

Btw: belasting die je namens de Belastingdienst int

De btw die je op je facturen zet, is meestal geen kostenpost voor jou. Je int deze belasting van je klanten en draagt deze vervolgens af aan de Belastingdienst.

Daarbij mag je de btw die je zelf betaalt over zakelijke uitgaven meestal aftrekken als voorbelasting. Onderstaand een voorbeeld:

Je verstuurt een factuur van € 1.000 exclusief btw met 21% btw: € 210. Je klant betaalt € 1.210.

In hetzelfde kwartaal heb je € 60 aan btw betaald over zakelijke inkopen. Dan draag je € 150 af aan de Belastingdienst in dat kwartaal.

Inkomstenbelasting: belasting over je winst

De inkomstenbelasting betaal je niet over je omzet, maar over de winst uit je onderneming.

De winst bereken je als volgt:

Omzet € 80.000
Zakelijke kosten – € 25.000
Winst € 55.000

Over deze winst betaal je uiteindelijk inkomstenbelasting. Hoeveel dat precies is, hangt onder meer af van:

de hoogte van je winst;
de geldende belastingtarieven;
heffingskortingen;
ondernemersaftrek;
de mkb-winstvrijstelling;
je persoonlijke situatie.

Daardoor bestaat er geen standaard antwoord op de vraag hoeveel belasting een zzp’er betaalt.

Welke aftrekposten kunnen de belasting verlagen?

Een van de voordelen van ondernemen is dat je gebruik kunt maken van verschillende fiscale regelingen.

Zelfstandigenaftrek

Voldoe je aan het urencriterium? Dan kun je mogelijk gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek. Deze verlaagt je belastbare winst.

De hoogte van deze aftrek wordt de afgelopen jaren stapsgewijs afgebouwd. Daarom is het verstandig om jaarlijks te controleren welke regels gelden.

Mkb-winstvrijstelling

Na toepassing van de ondernemersaftrek mag je, als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, een percentage van de winst vrijstellen via de mkb-winstvrijstelling.

Hierdoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting.

Zakelijke kosten

Veel zakelijke uitgaven mag je aftrekken van de winst, bijvoorbeeld:

laptop of computer
zakelijke telefoon
kantoorbenodigdheden
boekhoudsoftware
reiskosten
zakelijke opleidingen
marketingkosten
accountant- of administratiekosten

Hoe lager de belastbare winst, hoe minder inkomstenbelasting je betaalt.

Rekenvoorbeeld: hoeveel belasting betaal je als zzp’er?

Stel:

omzet: € 75.000
zakelijke kosten: € 20.000

De winst bedraagt dan € 55.000.

Afhankelijk van je persoonlijke situatie kunnen vervolgens onder andere de zelfstandigenaftrek, de mkb-winstvrijstelling en heffingskortingen worden toegepast.

Daardoor betaal je uiteindelijk aanzienlijk minder belasting dan wanneer je simpelweg een belastingpercentage over de volledige winst zou berekenen.

De exacte uitkomst verschilt per ondernemer. Factoren zoals een partner, hypotheek, ander inkomen of investeringen spelen hierbij ook een rol.

Veelgestelde vragen

Hoeveel procent belasting betaal je als zzp’er?

Er is geen vast percentage. De hoogte hangt af van je winst, aftrekposten, heffingskortingen en persoonlijke situatie.

Betaal je belasting over de omzet?

Nee. Je betaalt inkomstenbelasting over de winst: de omzet minus de zakelijke kosten.

Moet iedere zzp’er btw betalen?

Niet altijd. Sommige ondernemers vallen onder een vrijstelling of kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). In veel gevallen bereken je wel btw aan je klanten en draag je die af aan de Belastingdienst.

Hoe weet ik hoeveel belasting ik moet reserveren?

Een praktische vuistregel is om iedere maand een deel van je winst apart te zetten. Hoeveel precies verschilt per situatie. Met een goede winstprognose kun je dit nauwkeuriger bepalen.

Kan ik belasting besparen?

Ja. Door gebruik te maken van aftrekposten, een complete administratie bij te houden en tijdig advies in te winnen, voorkom je vaak dat je meer belasting betaalt dan nodig is.

Wanneer is belastingadvies verstandig?

Naarmate je onderneming groeit, wordt je belastingpositie vaak ingewikkelder.

Bijvoorbeeld wanneer je:

personeel aanneemt;
gaat investeren;
een bedrijfsauto aanschaft;
een partner in de onderneming krijgt;
overstapt naar een BV;
meerdere ondernemingen hebt.

Goed belastingadvies kan dan helpen om fiscaal verstandige keuzes te maken en onverwachte kosten te voorkomen.

Heb je vragen over hoeveel belasting je als zzp’er betaalt of wil je weten welke aftrekposten voor jouw situatie gelden? Neem gerust vrijblijvend contact op met Tax Relax. We denken graag met je mee en zorgen ervoor dat je administratie en belastingzaken overzichtelijk blijven, zodat jij je kunt richten op ondernemen.