Gebruik je een auto voor je onderneming? Dan krijg je vroeg of laat de vraag of je deze beter op naam van de zaak kunt zetten of privé kunt houden. Er is geen standaard antwoord dat voor iedere ondernemer het voordeligst is.

De beste keuze hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal zakelijke kilometers, de waarde van de auto, privégebruik en de rechtsvorm van je onderneming. In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn en waar je op moet letten.

Wanneer is een auto zakelijk?

Bij een eenmanszaak of VOF mag je in veel gevallen zelf kiezen of je een auto tot het ondernemingsvermogen rekent of privé houdt. Daarbij gelden wel fiscale regels.

Kies je voor een zakelijke auto, dan behoren de meeste autokosten tot de onderneming.

Denk aan:

• brandstof en parkeerkosten;
• onderhoud;
• verzekering;
• motorrijtuigenbelasting;
• reparaties;
• afschrijving;
• laadkosten bij een elektrische auto.

Deze kosten verlagen de winst van je onderneming.

Wanneer houd je de auto privé?

Je kunt er ook voor kiezen om de auto privé te houden en deze zakelijk te gebruiken.

In dat geval betaal je de meeste autokosten zelf. Voor zakelijke ritten mag je wel een belastingvrije kilometervergoeding ten laste van de winst brengen, mits je voldoet aan de geldende fiscale regels.

Hierdoor hoef je geen uitgebreide autokostenadministratie voor de onderneming bij te houden, maar een goede rittenregistratie blijft belangrijk.

Wanneer is een zakelijke auto aantrekkelijk?

Een auto van de zaak kan interessant zijn wanneer je veel zakelijke kilometers rijdt of wanneer de jaarlijkse autokosten relatief hoog zijn.

Voordelen kunnen zijn:

• autokosten zijn meestal aftrekbaar van de winst;
• investeringen kunnen fiscaal gunstig uitpakken;
• de btw op bepaalde autokosten is soms (gedeeltelijk) terug te vragen;
• je hebt één overzicht van alle zakelijke autokosten.

Daar staat tegenover dat ook de fiscale regels uitgebreider zijn.

Wanneer is een privéauto aantrekkelijk?

Een privéauto is voor veel ondernemers juist aantrekkelijk wanneer zij relatief weinig zakelijke kilometers rijden of de auto vooral privé gebruiken.

Voordelen zijn bijvoorbeeld:

• minder administratieve verplichtingen;
• geen bijtelling als de auto privé blijft;
• eenvoudigere administratie;
• alleen zakelijke kilometers registreren.

Welke keuze financieel het gunstigst is, verschilt per situatie.

Wat is bijtelling?

Gebruik je een zakelijke auto ook privé? Dan krijg je mogelijk te maken met bijtelling.

De Belastingdienst ziet het privégebruik namelijk als een voordeel. Daarom wordt een bedrag bij je belastbare inkomen opgeteld.

Hoe hoog de bijtelling is, hangt onder andere af van:

• de cataloguswaarde;
• het bouwjaar;
• het type auto;
• de geldende fiscale regels.

Rijd je op jaarbasis niet meer privé dan de wettelijke grens en kun je dat aantonen met een sluitende rittenregistratie? Dan hoef je meestal geen bijtelling te betalen.

Hoe zit het met de btw?

Ook voor de btw gelden andere regels wanneer je kiest voor een zakelijke auto.

In sommige gevallen kun je de btw op aanschaf, onderhoud en gebruik (gedeeltelijk) terugvragen. Daar staat tegenover dat je vaak een btw-correctie moet toepassen wanneer je de auto ook privé gebruikt.

De btw-regels verschillen per situatie en zijn vaak complex. Laat daarom vooraf berekenen wat voor jou het meest voordelig is.

Welke keuze is financieel het voordeligst?

Dat hangt af van verschillende factoren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• hoeveel zakelijke kilometers je rijdt;
• hoeveel privékilometers je maakt;
• de aanschafprijs van de auto;
• de jaarlijkse onderhoudskosten;
• of de auto nieuw of gebruikt is;
• de fiscale bijtelling;
• de btw-gevolgen.

Juist doordat zoveel factoren meespelen, is er geen algemene regel die voor iedere ondernemer geldt. Een berekening op basis van jouw situatie geeft vrijwel altijd het beste antwoord. Maatwerk is hierin belangrijk.

Veelgemaakte fouten

Alleen naar de belasting kijken

De voordeligste keuze hangt niet alleen af van de inkomstenbelasting, maar ook van de btw, de bijtelling en de werkelijke autokosten.

Geen rittenregistratie bijhouden

Wanneer een rittenregistratie verplicht is, kan een onvolledige administratie leiden tot vervelende fiscale gevolgen.

Vergeten dat de situatie kan veranderen

Rijd je ineens veel meer zakelijke kilometers of koop je een andere auto? Dan kan het verstandig zijn om opnieuw te bekijken welke keuze het beste past.

Uitgaan van ervaringen van andere ondernemers

Wat voor een collega voordelig is, hoeft dat voor jouw onderneming niet te zijn.

Veelgestelde vragen

Is een auto van de zaak altijd voordeliger?

Nee. Dat hangt af van onder andere het aantal zakelijke kilometers, de waarde van de auto, de bijtelling en de totale autokosten.

Kan ik wisselen tussen zakelijk en privé?

Dat kan in sommige situaties, maar daarvoor gelden fiscale regels. Laat je hierover goed adviseren voordat je een keuze maakt.

Moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Dat hangt af van je situatie. Een rittenregistratie is in veel gevallen noodzakelijk om zakelijke kilometers aan te tonen of om geen bijtelling te hoeven betalen.

Kan ik de btw terugvragen?

Bij een zakelijke auto is dat in veel situaties mogelijk, maar de regels verschillen per ondernemer en per vorm van gebruik.

Wat is de beste keuze voor mijn onderneming?

Daar is geen standaard antwoord op. Een berekening op basis van jouw gebruik en kosten geeft meestal het meest betrouwbare advies.

Twijfel je of een auto van de zaak of een privéauto voor jou de beste keuze is? Iedere onderneming is anders. Tax Relax helpt je graag met een berekening op basis van jouw situatie, zodat je een keuze maakt die past bij jouw onderneming én voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

Als ondernemer maak je kosten om je bedrijf draaiende te houden. Denk aan een laptop, boekhoudsoftware, een zakelijke opleiding of reiskosten. Veel van deze uitgaven mag je aftrekken van je winst. Daardoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting.

Toch is niet iedere uitgave automatisch aftrekbaar. Er gelden verschillende regels en uitzonderingen. In dit artikel lees je welke kosten je meestal wel mag aftrekken, welke kosten beperkt aftrekbaar zijn en waar je op moet letten bij je administratie.

Wat zijn aftrekbare kosten?

Aftrekbare kosten zijn zakelijke uitgaven die je maakt voor je onderneming. Deze kosten verlagen je winst. Omdat je inkomstenbelasting betaalt over de winst en niet over de omzet, betaal je uiteindelijk minder belasting.

De Belastingdienst hanteert als uitgangspunt dat de kosten een zakelijk doel moeten hebben. Met andere woorden: de uitgave moet redelijkerwijs nodig zijn voor je onderneming.

Stel dat je een omzet hebt van € 70.000 en je maakt € 20.000 aan zakelijke kosten.

Berekening bedrag:
Omzet € 70.000
Zakelijke kosten – € 20.000
Winst € 50.000

Je betaalt inkomstenbelasting over de winst van € 50.000 en niet over de volledige omzet.

Welke kosten zijn meestal aftrekbaar?

Veel ondernemers maken vergelijkbare zakelijke kosten. Hieronder vind je een overzicht van uitgaven die vaak aftrekbaar zijn.

Kantoor- en administratiekosten

Denk bijvoorbeeld aan:
– printerpapier;
– pennen en kantoorartikelen;
– boekhoudsoftware;
– administratiekosten;
– accountants- of advieskosten;
– bankkosten voor een zakelijke rekening.
– Computer, laptop en apparatuur

Gebruik je een laptop, beeldscherm of printer voor je onderneming? Dan zijn deze kosten vaak aftrekbaar.

Bij grotere investeringen gelden soms andere fiscale regels, zoals afschrijven over meerdere jaren. Dat hangt af van de waarde en de levensduur van het bedrijfsmiddel.

Telefoon en internet

Gebruik je telefoon of internet zakelijk? Dan mag je de zakelijke kosten meestal aftrekken.
Gebruik je een abonnement zowel privé als zakelijk, dan mag je alleen het zakelijke deel opvoeren.

Reiskosten

Ook zakelijke reizen zijn vaak aftrekbaar.
Denk aan:
– openbaar vervoer;
– parkeerkosten;
– taxi;
– zakelijke kilometers;
– verblijfskosten tijdens een zakelijke afspraak.

De regels verschillen afhankelijk van de manier waarop je reist en of een auto zakelijk of privé wordt gebruikt.

Opleidingen en cursussen

Een opleiding die je volgt om kennis voor je onderneming op peil te houden of uit te breiden, is vaak aftrekbaar.
Voorwaarde is wel dat de opleiding een duidelijk zakelijk karakter heeft.

Marketing en reclame

Ook kosten om je bedrijf onder de aandacht te brengen zijn meestal aftrekbaar.
Bijvoorbeeld:
– website;
– hosting;
– advertenties;
– visitekaartjes;
– drukwerk;
– online marketing;
– fotografie voor je bedrijf.

Verzekeringen

Zakelijke verzekeringen zijn doorgaans aftrekbaar.
Denk bijvoorbeeld aan:
– beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
– bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering;
– rechtsbijstandsverzekering voor ondernemers.

Eten en drinken

Kosten voor zakelijke lunches, diners of representatie zijn vaak slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Hiervoor gelden fiscale regels die jaarlijks kunnen wijzigen.

Relatiegeschenken

Geef je een cadeau aan een klant of relatie? Dan kunnen hiervoor aanvullende voorwaarden gelden, bijvoorbeeld afhankelijk van de waarde van het geschenk en of de ontvanger ondernemer is.

Werkkleding

Werkkleding is meestal alleen aftrekbaar wanneer deze uitsluitend geschikt is voor zakelijk gebruik of duidelijk herkenbaar is als bedrijfskleding, bijvoorbeeld door een zichtbaar bedrijfslogo.

Welke kosten zijn niet aftrekbaar?

Sommige uitgaven hebben een privékarakter en zijn daarom niet aftrekbaar.
Voorbeelden zijn:
– gewone privékleding;
– boodschappen voor thuis;
– privévakanties;
– privéboetes en verkeersboetes;
– uitgaven die niets met de onderneming te maken hebben.

Twijfel je of een uitgave zakelijk is? Dan is het verstandig om dit vooraf te beoordelen.

Bewaar altijd je facturen en bonnen

Om kosten te mogen aftrekken, moet je kunnen aantonen dat je deze daadwerkelijk hebt gemaakt.
Bewaar daarom:
– facturen;
– bonnetjes;
– betaalbewijzen;
– contracten wanneer relevant.

Een complete administratie maakt de belastingaangifte eenvoudiger en voorkomt vragen achteraf.

Veelgemaakte fouten

Privé-uitgaven als zakelijke kosten opvoeren
Niet iedere aankoop die je tijdens een werkdag doet, is automatisch een zakelijke kostenpost.

Kleine uitgaven vergeten
Juist kleine bedragen, zoals parkeerkosten of software-abonnementen, worden regelmatig over het hoofd gezien. Op jaarbasis kunnen deze behoorlijk oplopen.

Geen bewijs bewaren
Zonder factuur of bon is het lastig om aan te tonen dat een kostenpost zakelijk was.

Alles direct aftrekken
Voor sommige investeringen gelden afschrijvingsregels. Niet iedere aankoop mag in één keer volledig als kosten worden verwerkt.

Praktische tips

Met een paar eenvoudige gewoontes houd je je administratie overzichtelijk:

> verwerk bonnetjes direct;
> betaal zakelijke uitgaven zoveel mogelijk met je zakelijke rekening;
> bewaar facturen digitaal;
> werk je administratie regelmatig bij;
> vraag bij twijfel om advies voordat je kosten opvoert.

Zo voorkom je fouten en weet je zeker dat je geen aftrekbare kosten mist.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn telefoon aftrekken?

Ja, voor zover deze zakelijk wordt gebruikt. Gebruik je de telefoon ook privé, dan is meestal alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Zijn kosten voor een laptop aftrekbaar?

Ja. Afhankelijk van de aanschafwaarde kan het zijn dat je de kosten moet afschrijven in plaats van direct volledig aftrekken.

Mag ik een zakelijke lunch aftrekken?

Dat kan, maar hiervoor gelden speciale fiscale regels. Zakelijke maaltijden zijn niet altijd volledig aftrekbaar.

Mag ik mijn werkkleding aftrekken?

Alleen wanneer deze voldoet aan de fiscale voorwaarden voor zakelijke werkkleding.

Wat gebeurt er als ik kosten verkeerd opgeef?

Als kosten onterecht worden afgetrokken, kan de Belastingdienst een correctie doorvoeren. Daarom is het belangrijk om een goede administratie bij te houden en bij twijfel advies te vragen.

Twijfel je of bepaalde kosten aftrekbaar zijn of wil je zeker weten dat je geen fiscale voordelen laat liggen? Neem gerust contact op met Tax Relax. We kijken met je mee, zorgen voor een overzichtelijke administratie en helpen je om je belastingaangifte correct en compleet in te dienen.

Ben je net gestart als zzp’er of wil je beter begrijpen hoeveel belasting je eigenlijk betaalt? Dan is het handig om te weten welke belastingen je kunt verwachten en hoe deze worden berekend.

Veel ondernemers denken dat er één vast belastingpercentage geldt. In werkelijkheid hangt de belasting die je betaalt af van verschillende factoren, zoals je winst, eventuele aftrekposten en of je voldoet aan het urencriterium. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het werkt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Welke belastingen betaal je als zzp’er?

Als zzp’er krijg je meestal met twee soorten belastingen te maken: de btw (omzetbelasting) en de inkomstenbelasting.

Daarnaast betaal je mogelijk een inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). Deze wordt meestal tegelijk met de inkomstenbelasting verrekend. Elke belasting heeft een eigen doel en wordt op een andere manier berekend.

Btw: belasting die je namens de Belastingdienst int

De btw die je op je facturen zet, is meestal geen kostenpost voor jou. Je int deze belasting van je klanten en draagt deze vervolgens af aan de Belastingdienst.

Daarbij mag je de btw die je zelf betaalt over zakelijke uitgaven meestal aftrekken als voorbelasting. Onderstaand een voorbeeld:

Je verstuurt een factuur van € 1.000 exclusief btw met 21% btw: € 210. Je klant betaalt € 1.210.

In hetzelfde kwartaal heb je € 60 aan btw betaald over zakelijke inkopen. Dan draag je € 150 af aan de Belastingdienst in dat kwartaal.

Inkomstenbelasting: belasting over je winst

De inkomstenbelasting betaal je niet over je omzet, maar over de winst uit je onderneming.

De winst bereken je als volgt:

Omzet € 80.000
Zakelijke kosten – € 25.000
Winst € 55.000

Over deze winst betaal je uiteindelijk inkomstenbelasting. Hoeveel dat precies is, hangt onder meer af van:

de hoogte van je winst;
de geldende belastingtarieven;
heffingskortingen;
ondernemersaftrek;
de mkb-winstvrijstelling;
je persoonlijke situatie.

Daardoor bestaat er geen standaard antwoord op de vraag hoeveel belasting een zzp’er betaalt.

Welke aftrekposten kunnen de belasting verlagen?

Een van de voordelen van ondernemen is dat je gebruik kunt maken van verschillende fiscale regelingen.

Zelfstandigenaftrek

Voldoe je aan het urencriterium? Dan kun je mogelijk gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek. Deze verlaagt je belastbare winst.

De hoogte van deze aftrek wordt de afgelopen jaren stapsgewijs afgebouwd. Daarom is het verstandig om jaarlijks te controleren welke regels gelden.

Mkb-winstvrijstelling

Na toepassing van de ondernemersaftrek mag je, als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, een percentage van de winst vrijstellen via de mkb-winstvrijstelling.

Hierdoor betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting.

Zakelijke kosten

Veel zakelijke uitgaven mag je aftrekken van de winst, bijvoorbeeld:

laptop of computer
zakelijke telefoon
kantoorbenodigdheden
boekhoudsoftware
reiskosten
zakelijke opleidingen
marketingkosten
accountant- of administratiekosten

Hoe lager de belastbare winst, hoe minder inkomstenbelasting je betaalt.

Rekenvoorbeeld: hoeveel belasting betaal je als zzp’er?

Stel:

omzet: € 75.000
zakelijke kosten: € 20.000

De winst bedraagt dan € 55.000.

Afhankelijk van je persoonlijke situatie kunnen vervolgens onder andere de zelfstandigenaftrek, de mkb-winstvrijstelling en heffingskortingen worden toegepast.

Daardoor betaal je uiteindelijk aanzienlijk minder belasting dan wanneer je simpelweg een belastingpercentage over de volledige winst zou berekenen.

De exacte uitkomst verschilt per ondernemer. Factoren zoals een partner, hypotheek, ander inkomen of investeringen spelen hierbij ook een rol.

Veelgestelde vragen

Hoeveel procent belasting betaal je als zzp’er?

Er is geen vast percentage. De hoogte hangt af van je winst, aftrekposten, heffingskortingen en persoonlijke situatie.

Betaal je belasting over de omzet?

Nee. Je betaalt inkomstenbelasting over de winst: de omzet minus de zakelijke kosten.

Moet iedere zzp’er btw betalen?

Niet altijd. Sommige ondernemers vallen onder een vrijstelling of kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). In veel gevallen bereken je wel btw aan je klanten en draag je die af aan de Belastingdienst.

Hoe weet ik hoeveel belasting ik moet reserveren?

Een praktische vuistregel is om iedere maand een deel van je winst apart te zetten. Hoeveel precies verschilt per situatie. Met een goede winstprognose kun je dit nauwkeuriger bepalen.

Kan ik belasting besparen?

Ja. Door gebruik te maken van aftrekposten, een complete administratie bij te houden en tijdig advies in te winnen, voorkom je vaak dat je meer belasting betaalt dan nodig is.

Wanneer is belastingadvies verstandig?

Naarmate je onderneming groeit, wordt je belastingpositie vaak ingewikkelder.

Bijvoorbeeld wanneer je:

personeel aanneemt;
gaat investeren;
een bedrijfsauto aanschaft;
een partner in de onderneming krijgt;
overstapt naar een BV;
meerdere ondernemingen hebt.

Goed belastingadvies kan dan helpen om fiscaal verstandige keuzes te maken en onverwachte kosten te voorkomen.

Heb je vragen over hoeveel belasting je als zzp’er betaalt of wil je weten welke aftrekposten voor jouw situatie gelden? Neem gerust vrijblijvend contact op met Tax Relax. We denken graag met je mee en zorgen ervoor dat je administratie en belastingzaken overzichtelijk blijven, zodat jij je kunt richten op ondernemen.